Fără obiectivul declarat de la început, majoritatea prezentărilor încep greșit.

Dintr-un motiv simplu: prezentatorul (trainer, speaker, organizator de ședință) nu afirmă de la început care este rostul acelei prezentări pentru că i se pare superfluu, inutil sau prostesc.

Poate ți se pare ridicol, rizibil sau complet aiurea ceea ce îți voi spune acum: trebuie să spui explicit oamenilor strânși la o astfel de întrunire care este (va fi) rostul acelei întruniri – care va fi rostul tău, al lor și al vostru împreună. Dar am văzut sute de cursuri, traininguri, prezentări, conferințe, seminarii, workshopuri care se bazează pe „implicit”: pe faptul că din moment ce sunt de față, cei prezenți știu de ce au venit. Se prea poate să fie așa; dar mai degrabă nu.

Ce înseamnă obiectivul declarat?

Un obiectiv clar afirmat de la început, are mai multe funcții, așa cum o să vezi mai jos. Poate părea un lucru inutil, prostesc, copilăros, ignobil, sub demnitatea ta, răsuflat sau chiar aberant să spui clar și răspicat la începutul unei întruniri o frază ca următoarea: „Vreau să … [acțiuni] pentru ca voi/ dumneavoastră să … [acțiuni].” Dar, un obiectiv clar afirmat de la început:

  1. Setează așteptări clare de la cei de față/ o direcție clară a prezentării/ – fără obiectivul declarat la început, este ca și cum te-ai urca într-un autobuz fără să știi unde merge, care este numărul lui, care este ruta lui.
  2. Îți oferă chiar ție ca și prezentator un ghidaj clar, o destinație clară – îți pui un fel de GPS, o busolă după care să te ghhidezi de-a lungul întregii prezentări, astfel încât, în orice moment să știi cât de aproape/ departe ești față de destinație.
  3. „Adună” publicul în jurul aceluiași interes – oamenii vin la o prezentare, întrunire, ședință cu obiective, așteptări variate și cu stări diferite. Au așteptări atât personale cât și profesionale. La fel și tu. Toate aceste așteptări, atât ale lor cât și ale tale sunt adunate astfel și concentrate mult mai precis.
  4. Elimină comportamentele dificile ale unor participanți – fără obiectivul declarat răspicat la început, vei avea surpriza să auzi la un moment dat comentarii de genul „la ce ne trebuie asta?”, „păi eu credeam că …” sau „nu la asta mă așteptam”.
  5. Oferă trasabilitate – cu alte cuvinte, știi de unde ai plecat, știi unde vrei să ajungi. Este exact ca într-o aplicație de genul WAZE care îți indică un drum optim din punctul A în punctul B.
  6. Dă ocazia unor concluzii clare – nu poți trage concluzii fără un obiectiv. Concluziile sunt demonstrația unui obiectiv. Obiectivul și concluziile crează un arc de cerc peste întreaga prezentare.
  7. Animă participanții – cuvântul „vreau” în sine are darul de a scoate din amorțire audiența. Este puternic, ferm, precis și oferă claritate totală. Acțiunile propuse (ale tale și ale lor) din fraza „Vreau să … [acțiuni] pentru ca voi/ dumneavoastră să … [acțiuni]” au deasemenea darul de a anima audiența. Oamenii reacționează cu multă energie la verbe de acțiune și la cuvinte care exprimă emoții. Cu cât acțiunile descrise sunt mai precise și specifice, cu atât mai bine. O acțiune de genul „să vă prezint” nu este atât de prizată ca cea de a „discuta” (care implică dialog) sau „împărtășesc” (care implică și deschidere) sau „să vă cer”, „să vă ascult părerile”, „să tragem împreună concluzii”. Acțiunile din partea a doua a frazei, au darul de a le oferi avantajele participării: „pentru ca voi să faceți mai bine …”, „să știți ce să faceți în situația…”, „să rețineți/ memorați” – mult mai bune decât „să învățați” sau „să știți” (neclare).
  8. Te conectează cu publicul – declarând un obiectiv de genul „eu vreau … pentru ca voi să …”, faci o legătură clară între tine și ceilalți, implici pe toată lumea în același lucru. Orice altă variantă (cea mai comună este „vreau să…”), îi lasă pe ei pasivi față de tine sau chiar opuși intenției tale.
  9. Te scapă de emoții – cu obiectivul declarat de la început, știi mult mai precis ce ai de făcut. Când te vei auzi spunându-l, îți va oferi siguranța a ceea ce vrei. Această siguranță are darul de a ne oferi confort, relaxare și concentrare – lucruri care elimină o parte din emoțiile inerente.
  10. Oferă o structură mai clară a prezentării – atunci când pregătești prezentarea sau întrunirea pe care urmează să o ții, stabilirea clară a unui obiectiv îți va oferi imediat o structură clară a ideilor principale de care ai nevoie. La fel, odată declarat la începutul prezentării, obiectivul îți va organiza subtil întreaga prezentare.
  11. Asigură evitarea devierii de la subiect – având un țel clar, atât tu cât și participanții veți ști în mod clar în orice moment cât de aproape sau departe sunteți de el. Poți face oricând apel la el atunci când simți că discuția a luat-o razna, aducându-le aminte celorlalți care este scopul. Dacă nu îl spui de la început, nu poți face acest lucru pe parcurs.
  12. Asigură eficiență, o utilizare optimă a timpului tuturor – fără devieri, derogări și obiecții inutile (care nu țin de obiectiv), întrunirea respectivă va fi mai concentrată și mai scurtă.

În primul articol dedicat subiectului prezentărilor („Care este secretul #1 pentru o prezentare de succes?”), ți-am prezentat viziunea mea privitoare la rostul întrebărilor. În articolul viitor îți voi spune ce fac în primele 10 minute ale unei prezentări/ training astfel încât totul să meargă strună mai apoi).

 

Nota Bene: Articolul de față este extrem de valabil și pentru situațiile în care facilitezi workshop-uri, ședințe, întâlniri unu-la-unu, pitch-uri de vânzare sau când faci acasă temele cu copilul tău – și, în general când îți propui ceva în viață).

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *